Rajapack har styr på processerne
Med en ISO 9001 certificering er RajaPacks danske afdeling godt rustet, når det handler om at levere kvalitet i alle led og alle processer. Det styrker tilfredsheden og relationerne til kunderne
Af Hans Windeløv
Rajapacks danske afdeling er blevet ISO 9001 certificeret. Dermed lever emballagevirksomheden op til den standardisering, som gælder virksomheder i detailhandelen.
- Implementeringen af ISO-standarden betyder, at vi har øget kvaliteten hele vejen igennem organisation, og at vi har fået fuldstændigt styr på både eksterne og interne forretningsgange. Implementeringen blev udført af et projektteam bestående af vores Country Manager Jan Høj og Teamleder for salg Peter Hansen. De har gennem projektet og den endelige certificering sørget for at ruste os langt bedre til at agere proaktivt over for de ændringer og den udvikling, som både produkter, løsninger og virksomhedsdriften hele tiden er underlagt.
Sådan siger Thomas Ter-Borch, som er Marketing Manager hos Rajapack danske afdeling, der ligger i Søborg i hovedstadsområdet.
Tjek på varenumrene – alle 7.000
Som han forklarer, er mange store virksomheder meget opmærksomme på, at de leverandører, man benytter, har en sund og ansvarlig virksomhedsdrift og kan dokumentere, at de lever op til de krav, man stiller og den kvalitet, man efterspørger.
- Med erhvervelsen af ISO 9001 certificeringen viser vi vore kunder, at vi lever op til kravene i den standard, de selv efterlever og orienterer sig efter.
Hos emballagevirksomheden, der er ekspert i papkasser og har over 7.000 varenumre i varesortimentet, er det vigtigt, at der er styr på alle processerne.
- Vi behandler rigtig mange ordrer hver dag, og derfor er det vigtigt, at vi har høj kvalitet i ordrebehandlingen. Implementeringen af ISO-standarden sørger for en ensartethed i driften og sikrer, at både ordrebehandling, levering, reklamation, håndtering og registrering af returvarer kører upåklageligt, forklarer Thomas Ter-Borch.
Helheden og de enkelte led
Implementeringen af standarden og ensartetheden i driften handler også om, at man har strammet op på de indre linjer og på medarbejdernes tilgang til opgaverne.
- Systemet stiller krav om at skabe transparens i opgavehåndteringen, så alle medarbejdere er helt klar over, hvad deres opgaver består i. Her drejer det sig altså om at opdatere alle medarbejdere på arbejdsgangene, både helhedsmæssigt inden for hele virksomheden og inden for hver enkelts arbejdsområde. Derfor handlede arbejdet med implementeringen af certificeringssystemet i første omgang om at kortlægge alle processerne i vores afdeling. Vi skulle ganske enkelt beskrive og dokumentere de mange opgaver og forretningsgange. Efterfølgende analyserede projektteamet informationerne og fik fastlagt, hvor vi skulle justere for at efterleve systemets kravspecifikationer, forklarer Thomas Ter-Borch.
Kompetencer opgraderet
Det betød, at man blandt andet lavede små justeringer i processerne for eksempelvis registrering af varer, bogføring af fakturaer samtidig med, at man sørgede for, at produktinfo fra producenterne nu bliver opdateret lynhurtigt, hvis der sker ændringer.
- Hele eftersynet af de interne forretningsgange i virksomheden og af kommunikationen med kunder blev med andre ord grundtigt tjekket. Og vi har også opgraderet kompetencerne hos flere medarbejdere, så ingen er i tvivl om opgavernes art, og hvordan de løser dem. Det øger kvaliteten hele vejen rundt i virksomheden og effektiviserer også driften. Det sikrer, at vi har tilfredse kunder, både nu og i fremtiden, forklarer Thomas Ter-Borch.
Han kommer ind på, at certificeringen lægger op til, at man med erhvervelsen af den hele tiden er i stand til at foretage nødvendige ændringer og justeringer, hvis der er behov for det.
- Virksomhedsdrift er en dynamisk proces, der ændrer sig i forhold til ændringer i kundesammensætningen, varesortimentet, logistiske forhold, regler, konjunkturer, strategiske satsninger og mange andre ting. Med certificeringen er vi langt bedre rustet til at handle proaktivt i forhold til de fremtidige scenarier, der gør sig gældende for vores virksomhed, konstaterer Thomas Ter-Borch.
Audit uden anmærkninger
Alle Rajapacks afdelinger, lige fra hovedsædet i Frankrig til de mange salgskontorer og lagre i Europa, er certificeret efter ISO eller tilsvarende standarder.
- Dermed sikrer vi en ensartethed hele vejen igennem koncernen. Det er med til at sikre, at vi har fokus på vedligeholdelsen og styrkelsen af den høje kundetilfredshed, vi oplever i det daglige.
De indledende manøvrer i arbejdet med at få analyseret og dokumenteret og udarbejdet manualer til de mange interne processer i den danske afdeling startede i begyndelsen af året. Søborgafdelingen blev endelig godkendt for to måneder siden, efter at Bureau Veritas havde gennemført ekstern audit, uden anmærkninger.
- Vi er rigtigt glade for, at vi er blevet godkendt, ikke mindst fordi vi har haft alle medarbejderes opbakning hele vejen igennem forløbet. Alle har kunnet byde ind med tiltag til forbedringer, der ligger i tråd med kravspecifikationerne. Det har vi benyttet os af, og vi er overbeviste om, at det styrker os som en samlet enhed, siger Thomas Ter-Borch.
